Yinelenen görevler, rutin/periyodik olarak gerçekleştirilen görevlerdir.. Yapılması gereken, evet veya evet, ancak çok ödüllendirici olmayan veya işin veya yaşamın en yaratıcı veya belirleyici yönleriyle ilgisi olmayan faaliyetlere karşılık gelirler. Ancak, gerçekleştirilmezlerse, temel hususları etkilerler.

Günlük hayatımızın çoğu tekrar eden görevlerle doludur. Örneğin giyinmek, banyo yapmak, dişlerimizi fırçalamak vb. Her gün yapılan ve ilk bakışta önemsiz görünen faaliyetlerdir. Ancak bunlardan herhangi birinin bastırılması veya gerçekleştirilmemesi önemli sonuçlar doğurabilir.

Gerçek şu ki gerçekleştirmemiz gereken tekrar eden görevlerin neler olduğunun neredeyse hiç farkında değiliz. Onları mekanize ettik ve bu nedenle günlük olarak otomatizm üretiyorlar.. Bizi ne kadar sürdüklerinden emin değiliz ve muhtemelen onları daha iyi yönetmenin bir yolu olup olmadığını değerlendirmedik. Bu konuyu yakında konuşacağız.

“Daha sonra ne kadar çok görev ayarlayabilir ve tamamlayabilirseniz, o kadar iyi hissedeceksiniz ve hayatınıza o kadar çok ivme kazandıracaksınız. ‘Erteleyici’den ‘hareket ettirici’ye bu şekilde gidersiniz”.

-Emily Dumas-

yinelenen görevler

Yinelenen görevler kavramı her zaman yeterince açık değildir. Tipik görevlerle karıştırılmamalıdır. İkincisi normal iş faaliyetleridir. Bir muhasebeci için kayıtları güncelleyecektir. Bir avukat durumunda, dosyaları inceleyin veya duruşmalara katılın. Bu faaliyetler, temel ve günlük iş performansının bir parçası oldukları için tekrarlanır.

Tipik görevleri yinelenen görevlerden ayıran üç özellik vardır:

• Yinelenen görevler önceden tanımlanmıştır. Bu, önceden belirlenmiş bir yöntemin parçası oldukları anlamına gelir. Daha büyük bir dişlinin sabit parçalarıdır.
• Aynı içeriğe sahipler. Yapılması gereken hep aynı ya da hemen hemen aynı. Bu nedenle rutindirler.
• periyodik. Düzenli aralıklarla, belirli aralıklarla yapılmalıdır. Günlük, haftalık, aylık vb. olabilir.

Evde tekrar eden işlere örnek olarak faturaları ödemek, evi temizlemek, market alışverişi yapmak vb. verilebilir. İş yerinde günlük veya haftalık planlama, dosyaları düzene sokma, ay sonunda raporları teslim etme gibi konular olurdu. Her ticaretin kendi rutinleri vardır.

Yinelenen görevleri yönetin

Yinelenen görevleri düzgün bir şekilde yönetmenin ilk adımı, onları tanımlamaktır.. Zaman alıcı olmaları dışında, büyük bir kısmının fark edilmeyecek olması çok muhtemeldir. Bu, daha sonra kendimize sorduğumuz zamanla aynı: Sonu nereye gitti? Ya da şu gibi soruları gündeme getiriyor: neden hiç boş zamanım yok?

Bu yüzden yapılacak doğru şey, her şeyden önce, ister evde ister işte, yinelenen görevlerin bir listesini yapmaktır. Bu envanter mevcut olduğunda, belirtilen şey, periyodikliğe göre bir ilk sınıflandırma yapmaktır.. Bu şekilde, bir grup günlük görev, diğeri haftalık, bir tane daha aylık vb.

Bu adım tamamlandığında, sonraki şey, bu tür görevleri yerine getirmek için gün, saat ve tarih atamak. En tavsiye edilen şey, bunların mümkün olduğunca sabit olmasıdır. Bu durumlarda, fikir, bu faaliyetleri mümkün olduğunca mekanik hale getirmektir, böylece çok fazla düşünmek zorunda kalmazsınız veya sürekli yeniden düşünmek zorunda kalmazsınız, çünkü bu tam olarak zamandan tasarruf etmekle ilgilidir.

Ortak ve süreç

İdeal olarak, yinelenen görevler birbiriyle ilişkilendirilebilir, böylece bundan en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.. Örneğin, “temizlik” anlamına gelen her şey için belirli bir gün atanabilir. Ev ve iş ile ilgili olanları oraya ekleyin. Cuma günleri gibi biraz yorgunluğun olabileceği günlerden birine denk gelirse daha iyi olur.

Ayrıca, daha fazla zaman alan tekrar eden görevleri analiz etmeye değer. Bu görevleri basitleştirmenin bir yolu var mı? Herhangi biri silinebilir veya daha büyük bir etkinliğin parçası haline getirilebilir mi? Aktiviteyi daha iyi sıralamaya izin veren ve böylece yürütülmesini kolaylaştıran bir şablon elde etmenin veya yapmanın bir yolu var mı?

Belirtilen, bu tür görevleri mümkün olduğunca sistematik hale getirmektir. Bunu başarmak için iyi bir teknik, aktiviteyi incelemektir: Bunu gerçekleştirmek için hangi adımların tamamlanması gerekir? Görevleri bu şekilde ana hatlarıyla belirleyerek, onları yapmanın yeni yollarını tespit etmek ve zamandan tasarruf etmek mümkündür. Yineleme ile ilgili sorun, yansımayı geçersiz kılmasıdır. ve bu, eylemleri gerçekleştirmenin daha basit bir yolu olup olmadığını kendimize sormadan eylemleri tekrarlamamızın yolu.

Yinelenen görevleri organize etmek ve yönetmek için programlar internette bulunabilir. Bu tür bir uygulama kullanılsın veya kullanılmasın, her durumda belirtilen, bu görevlerin kişisel takvimde görünür kalması, umarım başka bir renkle işaretlenmesidir. Bu görselleştirme onların gözden kaçırılmamasını sağlar ve daha verimli yönetim stratejileri tasarlamak için ipuçları verebilir.

Bu bir alışkanlık meselesi

Duke Üniversitesi’nden Dr. David Neal tarafından yürütülen araştırma şu sonuca varmıştır: Günlük yapılan aktivitelerin en az %40’ı alışkanlıktır. Bu, elbette, yinelenen görevleri içerir. Böyle olması çok iyi çünkü beynin sınırlı bir kapasitesi var. Bu nedenle, doğal olarak, bu organ enerji tasarrufu yapmanın yollarını arar ve rutinler bunu başarmanın iyi bir yoludur.

Anahtar, akıllı rutinler tasarlamak ve bunları alışkanlıklara dönüştürmektir.. Yinelenen görevler, neredeyse hiç yansıma olmaksızın otomatizm olarak yapılandırılmışsa, mekanikleştirmemiz mümkündür. Gösterilen, tekrar tekrar yapmamız gereken görevleri aynı şekilde analiz etmek, ancak bunları gerçekleştirmek için makul ve pratik bir yöntem sunmaktır. Bu iki hedefe ulaşır: Beyni daha derin bir şeye adaması için yalnız bırakın ve aynı zamanda zamandan tasarruf edin.

Giriş Yinelenen görevleri yönetin, nasıl yapılır? ilk olarak 1ipucu.net Uzmanlardan İpuçları Blog’da yayınlandı.